En extra kollega, vad kan AI faktiskt göra för småföretagaren?

Tänk dig en vanlig måndag i ett litet företag. Ett kundmejl väntar på svar. Veckans inlägg är fortfarande en lös idé. På skrivbordet ligger anteckningarna från ett möte som borde ha blivit en plan.

Varje uppgift är hanterbar för sig. Tillsammans fyller de dagen.

Det är i sådana situationer som AI kan bli användbart. Ett verktyg kan hjälpa dig att komma från anteckningar till ett utkast, från en lång text till en sammanfattning eller från en tabell till en tydligare översikt.

Men hur använder man det på ett sätt som faktiskt underlättar?

Börja med uppgiften som återkommer

Innan du väljer verktyg, fundera på vilket arbete du gör om varje vecka.

Kanske skriver du liknande svar till kunder. Kanske tar det lång tid att förvandla produktinformation till innehåll för sociala medier. Kanske lämnar du varje möte med bra idéer, men utan tydliga nästa steg.

Välj en sådan uppgift att börja med. Anthropic, företaget bakom Claude, rekommenderar att företag börjar i liten skala, bestämmer hur nyttan ska mätas och utvärderar resultatet innan användningen växer. Anthropics vägledning för företag.

För ett litet företag kan testet vara enkelt. Blir uppgiften snabbare att slutföra? Håller resultatet samma kvalitet? Hur mycket behöver du rätta?

Från tomt dokument till något att arbeta med

ChatGPT är ett exempel på ett verktyg som kan hjälpa till att skriva utkast, bearbeta texter och sammanfatta underlag. Vilka funktioner du har tillgång till beror bland annat på abonnemang och inställningar. OpenAI om ChatGPTs funktioner.

Tänk dig att du driver ett mindre klädmärke och ska presentera en ny skjorta. Du har redan information om material, passform, pris och leverans. Utifrån det underlaget kan du be om ett förslag till produkttext, ett kort inlägg och ett kundmejl.

En användbar instruktion kan vara:

Utgå från produktinformationen nedan. Skriv ett kort inlägg för Instagram med en varm och tydlig ton. Lyft passformen och materialet. Lägg inte till egenskaper eller löften som saknas i underlaget.

Sedan kommer din bearbetning. Låter texten som ditt företag? Är beskrivningen korrekt? Finns det något konkret som kunden behöver veta?

Det första utkastet ger dig något att reagera på. Din erfarenhet av produkten och kunderna avgör vad som blir bra nog att använda.

Ge idéerna en arbetsordning

AI kan också användas som stöd när du behöver strukturera ett arbete.

Anta att du ska ordna ett kundevent. Du vet datumet, budgeten och ungefär hur många som ska komma, men uppgifterna ligger utspridda i olika anteckningar.

Ett sätt att börja är att samla de uppgifter du redan känner till och be om en tidsplan. Be verktyget skilja mellan sådant du har bestämt och sådant som fortfarande behöver ett beslut.

Du kan exempelvis skriva:

Gör ett förslag till arbetsplan utifrån mina anteckningar. Sortera uppgifterna efter när de behöver vara klara. Markera vad som saknar ansvarig person eller datum. Fråga mig om information som behövs, i stället för att hitta på den.

Då får du ett underlag att gå igenom, fördela och anpassa till verkligheten.

Gör siffrorna lättare att överblicka

För den som arbetar med kalkylblad kan AI även hjälpa till att sammanställa information. ChatGPT kan exempelvis analysera uppladdade tabeller och skapa diagram. Tydliga kolumnnamn och välordnade uppgifter gör underlaget lättare att bearbeta. OpenAI om dataanalys.

Ett tänkt användningsområde är en sammanställning av försäljning per produkt och månad. Du kan be om en jämförelse mellan perioder och få hjälp att se vilka förändringar som behöver undersökas närmare.

Här behöver du kontrollera både siffrorna och tolkningen. En ökning i försäljning kan exempelvis sammanfalla med en kampanj, men själva tabellen behöver inte visa varför ökningen uppstod. Be därför verktyget redovisa beräkningar och antaganden, och jämför resultatet med originalet. OpenAI rekommenderar också granskning av analysens metod och resultat innan de används. OpenAI om att granska analysen.

Räkna även tiden efter det första svaret

Ett snabbt svar är bara en del av arbetet.

Du behöver också förbereda underlaget, läsa igenom resultatet och göra ändringar. När du utvärderar ett verktyg är det hela den tiden som är intressant.

Prova därför samma återkommande uppgift några gånger och notera hur lång tid det tar tills arbetet faktiskt är färdigt. Fundera också på om resultatet blir tydligare eller lättare att använda.

Innan du laddar upp material från företaget behöver du kontrollera vad det innehåller och hur tjänsten hanterar informationen. Ett första försök kan göras med offentlig produktinformation eller ett påhittat exempel.

En mindre uppgift kan vara en bra början

Du behöver inte förändra hela företaget för att börja använda AI.

Välj något avgränsat, som ett utkast till veckans kundmejl eller en arbetsplan inför nästa lansering. Ge verktyget ett tydligt underlag och bestäm vad ett användbart resultat ska innehålla.

Frågan att ta med sig efteråt är enkel: blev det lättare att göra jobbet bra?

Om svaret är ja har du hittat en uppgift där AI kan få en plats i din vardag.

*Illustration skapad med AI för AKTRIS.*